Privacy Verklaring
Deze privacyverklaring legt uit hoe Medianexus persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.
Wie wij zijn
Medianexus – Langestraat 9, 9790 Wortegem-Petegem, België
BTW: BE0767.475.480 – E-mail: nick.putman@medianexus.be – Website: www.medianexus.be
Medianexus treedt op als:
Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens van (potentiële) klanten, leveranciers en websitebezoekers.
Verwerker wanneer wij persoonsgegevens namens onze klanten verwerken (bv. via hun advertentie-accounts, CRM of social media). In dat geval sluiten wij een Verwerkersovereenkomst (DPA).
1. Welke gegevens wij verwerken
Afhankelijk van de relatie en het gebruik van onze diensten/website kunnen wij volgende gegevens verwerken:
Identificatie & contact: naam, functie, bedrijf, e-mail, telefoon, adres.
Zakelijke gegevens: btw- en ondernemingsnummer, facturatie- en betalingsgegevens.
Projectgegevens: briefing, content, mediabestanden (foto/video), toegangen/logins die je ons verstrekt.
Online gegevens: IP-adres, cookie-ID, device-info, events/analytics op onze website of op kanalen die we voor klanten beheren.
Campagnedata: doelgroepsegmenten, resultaten, ad-account-ID’s, tracking-parameters.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals medische of religieuze gegevens), en geen gegevens van kinderen, tenzij uitdrukkelijk en vooraf overeengekomen met de klant en voorzien van passende waarborgen.
2. Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
Klanten- en orderbeheer
Offertes, projectopvolging, leveringen, facturatie, support.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b) GDPR) en/of gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)).Levering marketing- en videodiensten
Campagnebeheer, contentproductie, rapportering, optimalisatie.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) en gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f): efficiënte dienstverlening en kwaliteitsverbetering).Administratie & wettelijke verplichtingen
Boekhouding, fiscale verplichtingen, audit.
Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)).Direct marketing & zakelijke communicatie (B2B)
Updates over diensten, cases, uitnodigingen.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) met opt-out; waar vereist gebruiken we toestemming (art. 6(1)(a)).Website, cookies en analytics
Werking van de site, beveiliging, statistieken, verbeteringen.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (essentiële beveiliging en basisstatistiek) en toestemming voor niet-essentiële/marketingcookies. Zie onze Cookieverklaring.Beeldmateriaal/portret (in opdracht van de klant)
Productie en oplevering van audiovisuele content.
Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6(1)(b)) en/of gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)); de klant staat in voor geldige toestemmingen van gefilmde/gefotografeerde personen.
Wanneer wij op toestemming steunen, kan je die op elk moment intrekken, zonder afbreuk aan eerdere verwerkingen.
3. Wanneer wij verwerker zijn (DPA)
Verwerken wij persoonsgegevens namens de klant (bv. in advertentie- of social-accounts, e-mailplatformen, CRM), dan:
handelen wij uitsluitend volgens schriftelijke instructies van de klant;
passen wij passende technische en organisatorische maatregelen toe;
gebruiken wij uitsluitend subverwerkers die GDPR-conform zijn;
helpen wij de klant bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij datalek-meldingen;
verwijderen of retourneren wij de gegevens na afloop van de opdracht, volgens de DPA-afspraken.
Een Verwerkersovereenkomst maakt standaard deel uit van onze samenwerking.
4. Ontvangers en (sub)verwerkers
Wij delen gegevens enkel indien nodig voor de doeleinden hierboven of wanneer wettelijk vereist. Mogelijke ontvangers:
IT-, hosting- en cloudleveranciers; e-mail- en projecttools; analytics- en advertentieplatformen (o.a. Google, Meta, LinkedIn, YouTube, Vimeo);
betalings- en boekhoudproviders;
audiovisuele freelancers/onderaannemers die onder contract voor Medianexus werken;
juridische en financiële adviseurs;
bevoegde overheden of rechtbanken waar wettelijk verplicht.
Met alle verwerkers sluiten wij conforme verwerkersovereenkomsten.
5. Internationale doorgiften
Wij streven ernaar gegevens binnen de EER te verwerken. Indien doorgiften buiten de EER nodig zijn (bv. naar VS-gebaseerde cloud/ads-providers), gebruiken wij een geldige rechtsgrond (zoals EU-U.S. Data Privacy Framework waar toepasselijk, of EU-Standaardcontractbepalingen (SCCs) met aanvullende maatregelen). Informatie hierover is op aanvraag beschikbaar.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:
Klantdossiers en facturatie: gedurende de contractduur en vervolgens in principe 7 jaar (boekhoudkundig/fiscaal).
Project- en campagnedata: contractduur + maximaal 24 maanden na afloop, tenzij langere retentie noodzakelijk is voor bewijs/claims of anders overeengekomen.
Marketingcontacten (B2B): tot uitschrijving/opt-out of maximaal 24 maanden na laatste relevante interactie.
Webstatistieken/cookies: volgens looptijd in de Cookieverklaring.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen (o.a. toegangsbeheer, encryptie waar passend, logging, need-to-know, back-ups, beveiligde overdracht). Wij evalueren en verbeteren deze maatregelen periodiek.
8. Rechten van betrokkenen
Je beschikt over de volgende rechten:
Inzage in je gegevens;
Rectificatie (verbetering) van onjuiste/geüpdatete gegevens;
Wissing (“recht om vergeten te worden”), waar toegestaan;
Beperking van de verwerking;
Overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);
Bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief direct marketing;
Intrekken van toestemming wanneer de verwerking daarop steunt.
Verzoeken kan je richten aan nick.putman@medianexus.be. Wij reageren in de regel binnen 30 dagen. Wij kunnen bijkomende info vragen om je identiteit te verifiëren.
9. Klachten en toezichthouder
Bij vragen of opmerkingen kan je ons contacteren via nick.putman@medianexus.be.
Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be – contact@apd-gba.be
10. Cookies en vergelijkbare technologieën
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën voor de goede werking van onze website, beveiliging, statistiek en – mits toestemming – marketing. Details over de soorten cookies, doelen, bewaartermijnen en hoe je je voorkeuren kan beheren, vind je in onze Cookieverklaring op www.medianexus.be.
11. Beeldmateriaal en portretrecht
Wanneer wij audiovisuele content produceren in opdracht van de klant, staat de klant in voor het bekomen van geldige toestemmingen van gefilmde/gefotografeerde personen en voor de rechtmatigheid van de aangeleverde materialen. Medianexus kan niet aansprakelijk worden gehouden voor latere claims m.b.t. portret- of privacyrechten op door de klant gepubliceerd materiaal.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.medianexus.be. Bij substantiële wijzigingen informeren wij je via de website of, waar passend, rechtstreeks.
